Modelo para reclamar una deuda amistosa

Un modelo para reclamar una deuda amistosa es un escrito de requerimiento de pago que permite pedir el abono de una cantidad pendiente sin acudir de entrada a los tribunales. Sirve para dejar constancia de la reclamación, ordenar la documentación y abrir una vía seria de pago o de negociación antes de valorar otras acciones.

En España, la reclamación amistosa encaja en el marco general de las obligaciones y contratos del Código Civil. El art. 1088 establece que toda obligación consiste en dar, hacer o no hacer alguna cosa, y el art. 1091 recuerda que las obligaciones nacidas de los contratos tienen fuerza de ley entre las partes y deben cumplirse. Cuando existe una deuda vencida y exigible, conviene actuar con orden, prudencia y prueba suficiente.

Qué es un modelo para reclamar una deuda amistosa y cuándo conviene usarlo

La reclamación amistosa de deuda es una comunicación extrajudicial por la que el acreedor solicita al deudor el pago de una cantidad concreta, identificando su origen y fijando, si procede, un plazo razonable para responder o pagar. No sustituye por sí sola a una reclamación judicial, pero puede ser un paso útil para intentar cobrar y para preparar mejor el asunto si después hay que escalarlo.

Suele ser recomendable cuando la deuda está suficientemente documentada, es líquida o fácilmente determinable, y ya ha vencido. También puede ser útil si se quiere ofrecer una negociación amigable de deuda, por ejemplo mediante un acuerdo de pago fraccionado, una espera o un reconocimiento de deuda. Esos pactos pueden alcanzarse por autonomía de la voluntad, pero conviene dejarlos siempre por escrito.

Si se pretende invocar la mora del deudor, conviene revisar el caso concreto. El art. 1100 del Código Civil dispone, con carácter general, que incurren en mora los obligados a entregar o hacer algo desde que el acreedor les exige judicial o extrajudicialmente el cumplimiento, salvo supuestos en los que la mora opere de otro modo por la naturaleza de la obligación o por lo pactado.

Datos que conviene incluir en la carta de reclamación

Un buen modelo de carta de reclamación debe ser claro, concreto y verificable. No hace falta extenderse demasiado, pero sí dejar identificados los elementos esenciales de la deuda.

• Datos completos de acreedor y deudor.
• Referencia al origen de la deuda: contrato, factura, préstamo, servicio prestado o reconocimiento previo.
• Importe reclamado, indicando si se trata de principal y, en su caso, si se reclaman intereses o gastos pactados y debidamente justificados.
• Fecha de vencimiento o momento en que la deuda pasó a ser exigible.
• Requerimiento expreso de pago y plazo razonable para atenderlo.
• Forma de pago propuesta y datos para realizar el abono.
• Mención a la documentación acreditativa que se acompaña o se tiene disponible.
• Posibilidad de contactar para formalizar un acuerdo de pago, si interesa.

Como lista de comprobación práctica, antes de enviar la reclamación conviene revisar si la deuda es real, vencida, exigible y acreditable, y si los importes coinciden con facturas, correos, transferencias, albaranes o contratos.

Modelo orientativo de carta para reclamar una deuda sin juicio

A continuación se ofrece un modelo para reclamar una deuda amistosa con carácter orientativo. Debe adaptarse al caso concreto, a la documentación disponible y al contenido de lo pactado entre las partes.

[Nombre y apellidos o razón social del acreedor][DNI/NIF/CIF][Domicilio][Teléfono / correo electrónico]

A la atención de: [Nombre del deudor / empresa][DNI/NIF/CIF][Domicilio]

Asunto: Requerimiento amistoso de pago

Muy Sres./Sr./Sra. míos:

Por medio del presente escrito les requiero para que procedan al pago de la cantidad de [importe] euros, correspondiente a [describir de forma breve el origen de la deuda: factura, préstamo, servicios, mercancía, etc.], cuyo vencimiento tuvo lugar el día [fecha].

La deuda indicada se encuentra pendiente de pago, según consta en [factura, contrato, albarán, reconocimiento de deuda, correos u otros documentos]. Por ello, les solicito que abonen dicho importe en el plazo de [5/7/10/15] días desde la recepción de esta comunicación, mediante [transferencia / ingreso] en la cuenta [IBAN] o por otro medio que permita acreditar el pago.

Si existiera alguna discrepancia sobre el importe o si desean plantear una propuesta de fraccionamiento o acuerdo de pago, les ruego que lo comuniquen por escrito dentro del mismo plazo, a fin de valorar una solución amistosa.

En caso de no recibir pago ni respuesta, se valorará el ejercicio de las acciones que correspondan conforme a Derecho, en función de la documentación disponible y de las circunstancias del caso.

En [localidad], a [fecha].Firma

Cómo enviar la reclamación y qué pruebas interesa conservar

La forma de envío importa. Si se busca acreditar que el requerimiento se hizo, suele ser preferible usar un medio que deje constancia del contenido y de la recepción o, al menos, del intento de entrega. El burofax es una opción frecuente, pero también pueden servir otros medios fehacientes según el contexto. Un correo electrónico puede ayudar como apoyo probatorio si existe una relación previa por ese canal, aunque su fuerza dependerá del caso.

Conviene guardar copia de todo:

• Contrato, presupuesto aceptado o pedido.
• Facturas, albaranes, justificantes de entrega o prestación del servicio.
• Mensajes, correos y respuestas del deudor.
• Justificante del envío del requerimiento y, si existe, de su recepción.
• Propuestas de acuerdo de pago o reconocimiento de deuda firmadas.

Documentar bien esta fase puede ser útil después, pero no debe atribuirse a la carta un efecto automático universal. El valor del requerimiento dependerá de la naturaleza de la deuda, de la prueba disponible y de cómo se plantee, en su caso, una futura reclamación judicial.

Cuándo valorar una reclamación judicial si no hay pago

Si no hay respuesta, si el deudor niega la deuda sin fundamento suficiente o si incumple un acuerdo amistoso, puede ser momento de valorar la vía judicial. No existe una respuesta única para todos los casos: habrá que analizar el importe, el tipo de deuda, la documentación acreditativa y si es previsible oposición. Según esas circunstancias, podría estudiarse un procedimiento monitorio u otras acciones.

También conviene revisar los plazos para reclamar deuda. Con carácter general, el art. 1964 del Código Civil establece que las acciones personales que no tengan plazo especial prescriben a los cinco años desde que pueda exigirse el cumplimiento. Ahora bien, el cómputo concreto y la viabilidad de la acción pueden depender del tipo de relación jurídica, del momento de exigibilidad y de los actos realizados por las partes, por lo que no debe darse por supuesto el mismo plazo para cualquier supuesto sin una revisión previa.

Errores frecuentes al reclamar una deuda de forma amistosa

• Reclamar importes sin detallar su origen o sin soporte documental suficiente.
• Usar un tono amenazante o hacer afirmaciones tajantes sobre efectos legales que pueden no darse en ese caso.
• No fijar un plazo razonable para pagar o responder.
• Aceptar aplazamientos verbales sin dejar constancia escrita.
• No conservar pruebas del envío del requerimiento.
• Dejar pasar demasiado tiempo sin revisar la posible prescripción de la acción.

En algunos asuntos, además, puede valorarse una mediación de deuda o una conciliación, especialmente si existe una relación comercial o personal que interese preservar. No es una vía obligatoria ni universal, pero puede resultar útil cuando ambas partes muestran disposición real a negociar.

En definitiva, un modelo para reclamar una deuda amistosa es una herramienta práctica para ordenar la reclamación, pedir el pago con seriedad y, si hace falta, preparar mejor el siguiente paso. Si la deuda no se abona, lo más prudente suele ser revisar toda la documentación y valorar asesoramiento jurídico antes de iniciar una acción judicial.